Як розрахувати компенсацію за невикористану відпустку

Звільняючись, працівники, що не встигли скористатися щорічною обов’язковою відпусткою, мають право частково отримати її в грошовому еквіваленті. Це правило поширюється також на додаткові дні відпочинку для робітників, котрі виховують 2 і більше дітей або сина чи доньку з інвалідністю.  

У цій статті ми поговоримо про особливості нарахування відповідної виплати в різних випадках і наведемо приклади обчислення її розміру.

Компенсація за невикористану відпустку при звільненні

Відповідно до чинних нормативно-правових актів, перш ніж звільнитися, працівник має «відгуляти» всі дні, які надаються йому для відпочинку. Жодних лімітів щодо тривалості відпустки законодавством у цьому разі не передбачено. Так само найманий працівник замість неї може взяти гроші. 

Виплата є обов’язком компанії, в якій працевлаштована особа, та охоплює такі види відпусток:

• щорічну основну — не менш як 24 календарні дні протягом року;
• додаткові — за вислугу років, роботу понаднормово, виконання трудових обов’язків у важких і шкідливих умовах;
• додаткову, що надається матерям, котрі виховують двох і більше дітей до 15 років, ростять сина чи доньку самостійно, усиновили неповнолітнього або мають дитину — з інвалідністю I групи (підгрупа А). За відсутності матері кошти сплачуються батькові.

Не можуть бути компенсовані відпустки:

• творчі та навчальні, пов’язані з участю в змаганнях;
• такі, що надаються учасникам бойових дій або інвалідам війни;
• «чорнобильські».

Роботодавець не має права наполягати на використанні відпочинку або наданні відповідної компенсації. Той чи інший варіант працівник обирає на власний розсуд. Винятками є звільнення:

• за порушення трудової дисципліни, невиконання або неналежне виконання працівником покладених на нього обов’язків;
• під час воєнного стану. Працедавець може відмовити співробітникові в можливості «відгуляти» більше ніж 24 дні.

Розгляньмо кілька прикладів.

1. Мати двох малолітніх дітей заробила за рік 24 дні основної та 10 — соціальної відпустки. Отже, жінка може використати на відпочинок будь-яку кількість днів з 24. 10 днів, що залишилися, вона може або «відгуляти» повністю, або забрати грошима, адже відпустка на дітей не може бути розділена.
2. Учасник бойових дій має стандартну відпустку плюс ще 10 днів. У цьому разі додатковий відпочинок оплачений не буде, отже, краще використати його завчасно.

Під час звільнення заява на надання компенсації від працівника не потрібна. 

Починаючи з нинішнього року розрахунок виплати здійснюється за двома середніми зарплатами, які обчислюються:

• за останній робочий рік, тобто рівно 12 календарних місяців до виходу у відпустку (загальне правило);
• виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році (за період до 31 грудня).

Отже, для визначення суми за період до кінця 2023-го застосовується другий варіант розрахунків, починаючи з 2024-го — перший. Виплата складається з двох частин — за відпустки, права на які виникли до настання і починаючи з нинішнього року. У разі звільнення компенсація за невикористану відпустку за попередні роки має бути виплачена в повному обсязі.

Формули та приклади розрахунків виплат ми наведемо в кінці матеріалу. Зауважте: під час обчислення середньої зарплати не враховуються відмінусовані податки та збори. До речі, ФОПи, котрі мають найманих працівників, можуть сплатити ЄСВ онлайн за них і за себе на сайті або в мобільному застосунку Portmone. 

Компенсація за невикористану відпустку без звільнення

Кошти замість законного відпочинку під час робочого процесу можна отримати, навіть не звільняючись. Така можливість передбачена, зокрема, у статтях 24 чинного Закону «Про відпустки» та 83 Кодексу законів про працю. Відповідно до положень цих документів кошти виплачуються за дотримання наступних умов:

• працівникові виповнилося 18 років. Неповнолітнім замінювати відпочинок грошовою виплатою заборонено;
• протягом 12 місяців фактично використано не менше ніж 24 дні відпустки — основної чи додаткової;
• одержання компенсації є власною ініціативою робітника, і це підтверджується відповідною заявою.

Якщо про звільнення не йдеться, роботодавець може компенсувати коштами лише частину щорічної основної відпустки. Вона не може бути більшою за 24 календарні дні. Право на подовжений відпочинок, зокрема, мають:

• особи з інвалідністю III групи — 26 днів;
• держслужбовці — 30;
• громадяни, що працюють на шкідливій роботі, — до 35;
• робітники з ненормованим графіком — +7 до основної відпустки;
• науковці, педагоги та науково-педагогічні працівники — 56 календарних днів.

Наведемо приклад розрахунку днів, які можуть бути компенсовані у фінансовому вираженні. Якщо у працівника підприємства тривалість відпустки дорівнює 31 дню, з них 24 він обов’язково повинен «відгуляти». І лише замість 7 днів, що залишилися, він може взяти гроші. 

Компенсація за невикористану відпустку військовослужбовцям

Чинним законодавством для осіб, котрі перебувають на військовій службі в мирний час, передбачені наступні види оплачуваних відпусток:

• основна — 45 днів;
• додаткова — 15 днів;
• на лікування — до 4 місяців.

Учасники бойових дій додатково можуть відпочивати 14 днів. Починаючи з 2014 року у зв’язку з особливим станом і початком повномасштабної війни права військових на деякі види відпусток стали обмеженими.

За законом кошти мають виплачуватися автоматично без надання будь-яких заяв. Втім, на практиці під час звільнення зазвичай подається рапорт на ім’я командира на проведення виплати. У ньому обов’язково слід згадати про право на додаткову відпустку. Як і для цивільних громадян, для обчислення виплати для військових за основу береться розмір щорічного грошового забезпечення.

Компенсація за невикористану відпустку мобілізованим

Згідно зі змінами, внесеними до нормативно-правових актів, що врегульовують трудові відносини, українці, котрі були мобілізовані до лав ЗСУ, мають право отримати кошти за всі невикористані дні законного відпочинку. Причому не має значення, яка це відпустка — основна, додаткова чи така, що пов’язана з вихованням батьком дитини без матері або наявністю доньки чи сина з особливими потребами.

Щоб отримати гроші, робітникові потрібно подати заяву. Це варто встигнути зробити до кінця місяця, в якому його було звільнено у зв’язку з призовом в армію.

Нарахування компенсації за невикористану відпустку у 2024 році

Як ми вже зазначали вище, з 1 січня нинішнього року застосовується загальний порядок розрахування виплати, а за дні, «зароблені» у 2023-му і раніше, — спеціальний. У цілому алгоритм обчислення виглядає наступним чином.

• Насамперед визначається число днів, які робітник не «відгуляв» минулого року, а також раніше.
• Далі розраховується середня зарплата за 2023 та попередні роки, а також окремо за 2024-й.
• Обчислюється загальна сума, яку має одержати працівник, котрий звільняється, мобілізується або просто бажає забрати гроші замість відгулів, що накопичилися під час роботи на підприємстві.

Своєю чергою, середня зарплатня за минулі періоди, що є основою для першої частини розрахунків, визначається на основі доходів за попередній рік. Водночас те, за який період у людини залишилася відпустка, значення не має. Друга частина — це середня заробітна плата за останній календарний рік. 

Якщо робітник працевлаштований в компанії менше ніж рік, цей показник вираховується виходячи з фактично відпрацьованого ним часу до отримання відпустки. У разі прийняття працівника не з першого числа, до уваги все одно береться повний місяць, в якому він почав виконувати трудові зобов’язання.

Для кращого розуміння принципів розрахунку ми підготували таблицю-«шпаргалку» з формулами, за якими здійснюються обчислення.

*ЗП(с) — середня зарплата за день.

**Днв — число днів невикористаного відпочинку.

Нагадаємо: грошові виплати, що надаються замість законного відпочинку, прирівнюються до заробітної плати та оподатковуються так само. Тобто роботодавець має вирахувати з працівника ПДФО і військовий збір, а також заплатити ЄСВ. Податковий агент — підприємство, де працює чи працював платник податків, має сплатити їх у тому ж місяці, в якому вони були нараховані. У разі переведення людини на інше місце роботи обов’язок з виплати компенсації за невикористану відпустку може бути переданий новому працедавцеві, котрий своєю чергою має здійснити нарахування та платежі до бюджету.

Фізичні особи — підприємці мають змогу оплатити військовий збір та інші податки за допомогою платформи «Портмоне». Процедура дуже проста і займає лише кілька хвилин. Гроші в державний чи місцевий бюджет зазвичай надходять миттєво.

Розрахувати компенсацію за невикористану відпустку: приклади

Отже, в теорії ми розібралися з алгоритмом розрахунку виплат. Тепер розглянемо на реальних прикладах, як обчислюється сума.

Приклад 1. Працівник звільняється і має невикористану відпустку лише за поточний рік.

Робітник йде з роботи в липні, «відгуляв» відпочинок за 2023-й та частково 2024 рік, невикористаними лишилися 6 днів. За рік він заробив 195 000 грн. У цьому разі визначається лише одна середня ЗП.

195 000: 366 = 533 грн.

Приклад 2. Співробітник прийнятий на роботу в травні минулого року і звільняється в липні поточного.

Працівник влаштувався на підприємство 15 травня. Протягом 2023 року за 214 днів він заробив 115 000, за останній календарний рік (з липня 2023 по червень 2024) — 180 000 грн. «Не відгуляними» лишилися 15 + 5 календарних днів.

ЗП(с)1 = 115 000 : 214 = 537 

ЗП(с)2 = 180 000 : 366 = 492 

К1 = 537 х 15 = 8055

К2 = 492 х 5 = 2460

Загальна сума компенсації: 8055 + 2460 = 10515 грн.

Законодавчі приписи та розрахунки, про які йдеться в статті, діють у 2024 році. Надалі правила можуть змінитися. Отже, варто стежити за оновленнями в нормативно-правових актах. Бути в курсі останніх подій у сфері фінансів допоможуть матеріали блогу на Portmone.